Các cơ quan, tổ chức của Việt Nam hoặc các cơ quan, tổ chức nước ngoài khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế thuộc thẩm quyền quyết định của UBND tỉnh phải gửi văn bản xin phép UBND tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ tỉnh Đăk Nông) ít nhất 15 ngày làm việc trước khi tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế.

Thời gian nộp hồ sơ: từ thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần (trừ ngày nghỉ lễ theo quy định). Cụ thể:

- Buổi sáng từ 7 giờ đến 11 giờ;

- Buổi chiều từ 13 giờ 30 đến 17 giờ;

Trường hợp nộp hồ sơ vào cuối buổi chiều thì sẽ xem xét giải quyết vào ngày làm việc hôm sau.

Bước 1: Tiếp nhận hồ sơ:

- Tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ theo đúng thủ tục và nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả (Bộ phận TN&TKQ) Sở Ngoại vụ hoặc nộp hồ sơ trực tuyến trên trang thông tin điện tử chuyên ngành của Sở Ngoại vụ (http://sngv.daknong.gov.vn). Cán bộ, công chức được giao nhiệm vụ tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả căn cứ vào quy định về hồ sơ, thủ tục có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ:

- Trường hợp nộp hồ sơ trực tiếp tại Bộ phận TN&TKQ:

+ Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ kiểm tra thành phần hồ sơ;

+ Nếu thành phần hồ sơ chưa đầy đủ và chưa đúng qui định, Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ hướng dẫn, yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ;

+ Nếu hồ sơ đầy đủ, hợp lệ, Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ ghi phiếu biên nhận trong đó nêu rõ ngày trả kết quả.

- Trường hợp sử dụng dịch vụ công trực tuyến:

+ Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ kiểm tra hồ sơ trên trang thông tin điện tử của Sở Ngoại vụ;

+ Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ: Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ sẽ tiếp nhận hồ sơ và xử lý theo quy định.

+ Nếu hồ sơ chưa đầy đủ: Bộ phận TN&TKQ Sở Ngoại vụ sẽ thông báo bằng thư điện tử hoặc điện thoại cho tổ chức, cá nhân bổ sung hồ sơ theo quy định.

Bước 2: Việc xem xét giải quyết hồ sơ:

Sau khi nhận hồ sơ từ Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của cơ quan chuyển đến, Phòng chuyên môn được giao nhiệm vụ có trách nhiệm nghiên cứu, dự thảo văn bản tham mưu cho Lãnh đạo Sở trình Chủ tịch Ủy ban nhân tỉnh trả lời đề nghị của cơ quan, đơn vị về việc đồng ý hoặc không đồng ý cho phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế trên địa bàn tỉnh.

Bước 3: Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ do Sở Ngoại vụ tỉnh Đăk Nông chuyển đến (theo dấu bưu điện), Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm tham mưu, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

Bước 4: Giao trả kết quả:

- Sau khi có văn bản đồng ý hoặc không đồng ý của Chủ tịch UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm gửi kết quả cho Sở Ngoại vụ để trả kết quản cho cá nhân hoặc cơ quan đề nghị xin phép (qua đường công văn); hoặc cá nhân, tổ chức đề nghị có thể liên hệ tại Bộ phận tiếp nhận và tả kết quả của Sở Ngoại vụ để nhận kết quả.

Trực tiếp tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Sở Ngoại vụ tỉnh Đăk Nông hoặc qua hệ thống bưu chính.

a) Hồ sơ gồm:

1. Đối với các cơ quan, tổ chức của Việt Nam:

- Văn bản xin phép tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cần nêu rõ:

+  Mục đích của hội nghị,hội thảo;

+ Nội dung của hội nghị, hội thảo;

+ Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

+ Thành phần tham gia tổ chức: Cơ quan phía Việt Nam, cơ quan phía nước ngoài, cơ quan tài trợ (nếu có);

+ Thành phần tham dự: Số lượng và cơ cấu thành phần đại biểu bao gồm cả đại biểu Việt Nam và đại biểu nước ngoài;

+ Nguồn kinh phí;

+ Ý kiến của cơ quan liên quan (nếu có).

2. Đối với các cơ quan, tổ chức nước ngoài:

+  Mục đích của hội nghị,hội thảo;

+ Nội dung của hội nghị, hội thảo;

+ Thời gian và địa điểm tổ chức, địa điểm tham quan, khảo sát (nếu có);

+ Thành phần tham gia tổ chức và số lượng đại biểu nước ngoài và đại biểu Việt Nam;

b) Số lượng hồ sơ:  01 bộ.

- Trong thời gian 7 (bảy) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Sở Ngoại vụ có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu cho Chủ tịch Ủy ban nhân tỉnh trả lời đề nghị của cơ quan, đơn vị về việc đồng ý hoặc không đồng ý.

- Trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ do Sở Ngoại vụ tỉnh Đăk Nông chuyển đến (theo dấu bưu điện), Văn phòng UBND tỉnh có trách nhiệm tham mưu, trình Chủ tịch UBND tỉnh xem xét, quyết định.

- Quyết định số 01/2014/QĐ-UBND, ngày 07/01/2014  của UBND tỉnh Đắk Nông.

- Quyết định số 11/2013/QĐ-UBND, ngày 10/6/2013 của UBND tỉnh Đắk Nông.